Vedtægter for "Nysted Hajkutter Regatta"
1. Navn, hjemsted og formål:
1.1 Foreningens navn er "Nysted Hajkutter Regatta".
1.2 Foreningens hjemsted er Guldborgsund Kommune på formandens adresse.
1.3 Foreningens formål er at arbejde for gennemførelse af mindst én ambitiøs Hajkutter Regatta årligt som officiel prolog til Hanse Sail medio august.
Herudover vil foreningen arbejde med udvikling af regattaen, således at såvel foreningens som Guldborgsund Kommunes og Hanse Sails interesser tilgodeses bedst muligt.
Videreudvikling af konceptet vil blandt andet ske igennem aktiv støtte til iværksættelse af nærtbeslægtede projekter.
Det er foreningens overordnede mål, at man gennem ovenstående aktiviteter kan bidrage aktivt til bevarelsen af Hajkutterne som ægte dansk maritim kulturarv.
2. Medlemskab:
2.1 Som medlemmer kan optages virksomheder og private personer, som aktivt vil virke til støtte for opnåelsen af foreningens formål og videre udvikling. Optagelse i foreningen sker ved henvendelse til bestyrelsen.
2.2 Bestyrelsen kan, hvis mere end halvdelen af bestyrelsen stemmer herfor, efter en individuel vurdering afvise optagelse af ansøgere, som efter en konkret vurdering skønnes at ville virke på en for foreningen uhensigtsmæssig måde, eller som på anden måde skader foreningens omdømme.
2.3 Bestyrelsen kan, hvis mere end halvdelen af bestyrelsen stemmer herfor, efter en individuel vurdering ekskludere et medlem, som efter en konkret vurdering skønnes at ville virke på en for foreningen uhensigtsmæssig måde, eller som på anden måde skader foreningens omdømme, idet en sådan eksklusion af medlemmet dog skal kunne indbringes for den følgende generalforsamling. Bestyrelsen kan ved almindelig beslutning ekskludere medlemmer, der står i kontingentrestance.
2.4 Udmeldelse af foreningen sker ved skriftlig henvendelse til kassereren enten ved brev eller email senest én måned før regnskabsårets udløb.
2.5 Intet medlem kan ved udtræden, det være sig udmeldelse eller eksklusion, gøre krav på nogen del af foreningens formue.
2.6 Foreningen fremsætter forslag til kontingent og eventuelle kontingentklasser til endelig vedtagelse på generalforsamlingen.
3. Generalforsamlingen:
3.1 Generalforsamlingen er i alle foreningens anliggender foreningens højeste myndighed inden for de af lovene fastsatte grænser. Den årlige ordinære generalforsamling afholdes senest inden udgangen af november måned.
3.2 Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes, når bestyrelsen finder det nødvendigt og skal indkaldes, når mindst 2/3 af medlemmerne med angivelse af dagsorden skriftligt forlanger det. I sidstnævnte tilfælde skal indkaldelse ske senest én måned efter bestyrelsen har modtaget begæringen.
3.3 Med angivelse af dagsordenen indkaldes generalforsamlingen med 14 dages varsel igennem lokalpressen, pr. brevpost eller ved e-mail.
3.4 Generalforsamlingens forhandlinger ledes af en af forsamlingen valgt dirigent. Afstemninger foregår ved håndsoprækning, men skal ske skriftligt, hvis dirigenten, et medlem af bestyrelsen eller 3 almindelige medlemmer forlanger det.
3.5 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende.
1. Valg af dirigent.
2. Formanden fremlægger bestyrelsens beretning.
3. Forelæggelse af regnskab til godkendelse.
4. Fremlægning af budget for det kommende år, til godkendelse.
5. Indkomne forslag.
6. Fastsættelse af kontingent for:
Enkeltpersoner.
Ægtepar/samlevere.
Forening/virksomhed.
7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
8. Valg af revisor og revisorsuppleant.
9. Eventuelt.
3.6 Forslag fra foreningens medlemmer må være indgivet til bestyrelsen inden 15. oktober, således at de kan optages på dagsordenen i indkaldelsen.
3.7 Det reviderede regnskab skal mindst 8 dage før den ordinære generalforsamling være tilgængeligt for medlemmerne på foreningens adresse.
3.8 Der tilkommer hvert medlem én stemme. Beslutninger på generalforsamlingen vedtages med simpelt stemmeflertal. Et medlem er berettiget til at lade sig repræsentere af et andet medlem ved skriftlig fuldmagt. Intet medlem kan dog samtidig være befuldmægtiget for mere end ét medlem. Det er en betingelse for stemmeret, at det pågældende medlem er fyldt 18 år og ikke er i kontingentrestance.
3.9 Til vedtagelse af beslutninger om ændringer af vedtægterne eller foreningens opløsning kræves det, at 2/3 af medlemmerne er repræsenteret på generalforsamlingen, og at forslaget vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer. Hvis der ikke på generalforsamlingen er repræsenteret 2/3 af foreningens medlemmer, men 2/3 af såvel de afgivne som de repræsenterede stemmer har stemt for forslaget, indkaldes snarest muligt en ny generalforsamling, hvor forslaget kan vedtages med 2/3 af de afgivne stemmer uden hensyn til, hvor mange medlemmer der er mødt. Fuldmagter til den første generalforsamling er gyldige også til den anden, medmindre der foreligger en udtrykkelig tilbagekaldelse.
4. Bestyrelse:
4.1 Foreningens arbejde ledes af en bestyrelse, der består af 5-7 bestyrelsesmedlemmer, der vælges for 2 år ad gangen. I den første bestyrelse vælges dog 2 af bestyrelsesmedlemmerne for l år. Rækkefølgen besluttes ved lodtrækning.
4.2 Der vælges 2 suppleanter for ét år ad gangen.
4.3 Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter generalforsamlingen og vælger ved afstemning blandt sine medlemmer en formand, en næstformand, en sekretær/ protokolfører og en kasserer. Bestyrelsen fastsætter i internt samråd sin forretningsorden og arbejdsfordeling. Bestyrelsen kan vælge at benytte en ekstern kasserer.
4.4 Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden finder det nødvendigt eller hensigtsmæssigt, samt når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer forlanger det. Indkaldelse til bestyrelsesmøde skal ske med mindst 8 dages skriftligt varsel og dagsorden vedlægges indkaldelsen.
4.5 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer inklusive formanden eller næstformanden er til stede. I tilfælde af stemmelighed udgør formandens ‑ eller i hans fravær ‑ næstformandens stemme udslaget.
4.6 Der tages notater over forhandlingerne på bestyrelsens møder. Et detailleret referat fremsendes til bestyrelsen inden 8 dage efter mødet pr. email. Protokollen underskrives af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer som første punkt på førstkommende bestyrelsesmødes dagsorden.
4.7 Ved køb, pantsætning eller salg af fast ejendom kræves dog underskrift af den samlede bestyrelse.
5. Regnskab og revision:
5.1 Foreningens regnskabsår løber fra den 1. oktober til den 30. september.
5.2 Regnskabet skal før den ordinære generalforsamling være revideret af revisor og forsynet med revisionspåtegning. Revisor må ikke være bestyrelsesmedlem og skal tillige med én revisorsuppleant vælges på generalforsamlingen for ét år ad gangen. Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når revisor ønsker dette.
5.3 Foreningens formue må være anbragt i anerkendt pengeinstitut, og således at der sikres foreningen rimelige vilkår.
5.4 Generalforsamlingen kan ved simpel stemmeflerhed beslutte, at tilskud eller lignende, der skal særligt øremærkes til bestemte formål, indsættes på en separat konto øremærket til netop dette bestemte formål.
6. Tegning og hæftelse:
6.1 Foreningen tegnes af 3 medlemmer af bestyrelsen i forening eller af formanden eller næstformanden i forening med et andet bestyrelsesmedlem.
6.2 Formanden kan meddele foreningens kasserer fuldmagt til at modtage indbetalinger og at betale indgåede forpligtelser.
6.3 Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den foreningen til enhver tid hørende formue. Der påhviler således ikke foreningens medlemmer eller bestyrelse nogen personlig hæftelse.
7. Foreningens økonomiske grundlag:
7.1 Foreningens økonomiske grundlag tilvejebringes primært gennem medlemskontingenter, fundraising, sponsorer, offentlige tilskud og indtægter stammende fra provision af billetsalg, salg af merchandise artikler samt forfriskninger solgt i forbindelse med arrangementer.
7.2 Til opnåelse af foreningens formål skal foreningen tilbageføre mindst 20 % af årets eventuelle overskud til aktiviteter, der tager udgangspunkt i maritime events i- og omkring Nysted Havn eller andre aktiviteter, der kan bidrage til ”branding” af Nysted som en aktiv by med stærk tilknytning til Østersøen.
Med hensyn til udlodning af overskud, er det dog en forudsætning, at foreningen ved regnskabsårets afslutning, råder over en egenkapital svarende til følgende års budget, efter udlodning har fundet sted.
Den ikke-tilbageførte del af overskuddet benyttes til konsolidering samt løbende tiltag til fremme af foreningens formål.
Bestyrelsen beslutter ved simpelt flertal, til hvilke formål overskuddet skal anvendes.
8. Foreningens opløsning:
8.1 Ved foreningens eventuelle opløsning tilfalder formuen almennyttige formål i Nysted, der ligger i naturlig forlængelse af foreningens formål, men som ved simpelt flertal besluttes på den opløsende generalforsamling.
Ovenstående vedtægter er godkendt på den ekstraordinære generalforsamling den 15. november 2018.